Quando la contabilità è affidata a un commercialista, a un centro servizi o a una piattaforma cloud, la domanda non può essere risolta guardando soltanto a chi ha materialmente inserito un dato. La fonte disponibile consente una risposta espressa per la fatturazione elettronica: gli operatori possono avvalersi di intermediari per la trasmissione, ma restano ferme le responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio.
Per un errore di registrazione, una quadratura non spiegata, un documento non reperibile o un report incoerente, il solo fatto che la contabilità sia in outsourcing non identifica da sé il soggetto chiamato a rispondere nel caso concreto. Prima di qualsiasi valutazione occorre separare il tipo di anomalia, l’attività affidata, le istruzioni disponibili e le evidenze che consentono di ricostruire il flusso. Questa distinzione evita di confondere una responsabilità prevista per la trasmissione della fattura elettronica con questioni diverse relative a incarico, esecuzione del servizio o decisioni aziendali.
In sintesi
- Per la fatturazione elettronica, il D.Lgs. 127/2015 consente l’impiego di intermediari per la trasmissione, mantenendo ferme le responsabilità del soggetto che effettua l’operazione.
- Una fattura elettronica emessa con modalità diverse da quelle previste dall’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015 si intende non emessa nei casi disciplinati dalla norma.
- Un errore nella contabilità non coincide necessariamente con un errore nella fatturazione elettronica: documento, trasmissione, registrazione, quadratura e report sono passaggi distinti.
- Il caricamento di file in cloud non prova, da solo, né la correttezza della contabilità né la presenza di documenti nel sistema di conservazione.
- Per quanto conservato, il sistema di conservazione dei documenti informatici deve assicurare autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
La risposta certa riguarda la fatturazione elettronica
L’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015 disciplina la fatturazione elettronica e la trasmissione telematica. Per le operazioni indicate dalla norma, le fatture elettroniche sono emesse utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato previsto. Gli operatori economici possono accordarsi con intermediari per la trasmissione dei file al Sistema di Interscambio.
Il punto decisivo, quando un’impresa affida il processo a un soggetto esterno, è che la norma precisa che restano ferme le responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio. L’intermediario può quindi curare una fase tecnica del flusso, ma questa previsione non trasforma l’intermediario nel soggetto indicato dalla norma come responsabile dell’operazione.
In presenza di un errore di fatturazione elettronica, la ricostruzione dovrebbe partire da quattro evidenze: i dati originari dell’operazione, il file trasmesso, l’esito del Sistema di Interscambio e le istruzioni con cui è stata affidata la predisposizione o la trasmissione. Senza questa sequenza, si rischia di correggere una registrazione o di chiedere un intervento al soggetto sbagliato senza avere chiarito dove il dato si sia modificato.
La norma prevede inoltre che, in caso di emissione con modalità diverse da quelle previste per le fatture tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, la fattura si intenda non emessa e richiama le sanzioni applicabili. Operativamente, ciò rende prioritario verificare il documento, la data, il canale utilizzato e l’esito della trasmissione prima di usare quella fattura come riferimento per la contabilità o per un report.
Gli altri errori richiedono una ricostruzione distinta
Una fattura ricevuta ma non registrata, un conto attribuito in modo incoerente, una riconciliazione non aggiornata o un saldo non collegabile ai documenti sono anomalie diverse dalla trasmissione della fattura elettronica. Per affrontarle, il primo compito è definire il perimetro del processo: periodo interessato, documento o saldo coinvolto, attività affidate all’esterno, dati forniti dall’impresa e controlli previsti nel flusso ordinario.
La domanda utile non è soltanto “chi ha commesso l’errore?”, ma anche “quale fase risulta documentata?”. Se il saldo non è collegabile a un mastrino, il mastrino non è riconducibile alle fatture e le fatture non sono riconciliabili con gli altri elementi disponibili, il dato non è ancora sufficientemente leggibile per una decisione. In questa fase è prudente evitare conclusioni sulla responsabilità legale e concentrarsi sulla ricostruzione delle evidenze.
Il contratto o la lettera d’incarico, le procedure condivise, le comunicazioni sulle eccezioni e le deleghe di accesso sono elementi da esaminare separatamente dalla contabilità. Possono chiarire chi doveva ricevere i documenti, chi doveva predisporre registrazioni o report, quali informazioni l’impresa doveva mettere a disposizione e come dovevano essere segnalati i disallineamenti. Alcuni passaggi possono richiedere la valutazione di un professionista abilitato in base al caso concreto.
Per una verifica più ampia della ricostruibilità dei dati, può essere utile leggere come verificare correttezza, deleghe e quadrature dei dati contabili gestiti da un esterno.
Fatturazione elettronica, contabilità, cloud e conservazione non sono la stessa cosa
Nel linguaggio operativo, “cloud” descrive spesso la modalità di accesso a un applicativo o a un archivio. Non identifica automaticamente il regime della fatturazione elettronica, l’aggiornamento della contabilità o il sistema di conservazione. Tenere distinti questi piani rende più chiara anche la richiesta da rivolgere al commercialista, al centro servizi o al provider.
La fatturazione elettronica riguarda il documento e il suo flusso di trasmissione. La contabilità riguarda le registrazioni e la loro coerenza con i documenti e con i saldi esaminati. La conservazione riguarda invece ciò che è conservato nel sistema e le caratteristiche richieste dall’articolo 44 del Codice dell’amministrazione digitale: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Di conseguenza, un file visibile in una cartella condivisa può essere utile per il lavoro quotidiano, ma non consente da solo di sovrapporre questi quattro piani. Davanti a un’anomalia, conviene formulare richieste separate: il file della fattura elettronica e il relativo esito; la registrazione contabile e il mastrino; il collegamento con la riconciliazione o lo scadenziario; la reperibilità del documento nel sistema di conservazione adottato; gli accessi e le deleghe che permettono di ricostruire le operazioni.
Quando l’accesso alla piattaforma è limitato o l’archivio non è facilmente leggibile, approfondisci il rapporto tra interruzione cloud, fatture e quadrature. Il punto non è scegliere un software, ma ricostruire le evidenze disponibili nel processo affidato all’esterno.
Schema operativo per delimitare l’errore
Se l’anomalia riguarda una fattura emessa, raccogliete i dati originari dell’operazione, il file della fattura elettronica, l’esito di trasmissione e le eventuali comunicazioni con l’intermediario. Verificate chi ha predisposto il documento e chi ha curato l’invio, senza perdere di vista la previsione normativa relativa al soggetto che effettua l’operazione.
Se l’anomalia riguarda una fattura ricevuta o una registrazione, raccogliete la fattura, il mastrino interessato, il report in cui emerge lo scostamento e le istruzioni sul passaggio dei documenti. L’obiettivo è ricostruire la sequenza fra disponibilità del documento, registrazione e rappresentazione nel dato contabile.
Se l’anomalia riguarda una quadratura o un report, chiedete il collegamento tra saldo, mastrino, documento e riconciliazione. Un nuovo prospetto, privo di questa catena, non chiarisce necessariamente l’origine della differenza.
Se l’anomalia riguarda l’archivio cloud o la conservazione, separate l’accesso tecnico dalla reperibilità dei documenti e dalla verifica del sistema di conservazione. Servono elenco utenti, deleghe, esportazioni disponibili, inventario documentale e accordi che regolano le attività affidate.
Externalauditing offre un’analisi esterna preliminare di contabilità, report, quadrature, documenti, accessi e deleghe. Il confronto è distinto dalla revisione legale e dalla certificazione: serve a chiarire quali evidenze risultano disponibili, quali incongruenze richiedono approfondimento e quali domande documentali porre a chi gestisce i flussi.
Per avviare la lettura del caso, indicate il periodo coinvolto, il documento o saldo contestato, il ruolo dei soggetti interessati e rendete disponibili incarico o accordi operativi, documenti rilevanti, mastrini, riconciliazioni, scadenziari, deleghe e comunicazioni sulle eccezioni. Richiedi un'analisi esterna preliminare.
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